Bulut Santral: Özellik Seçimi, Devreye Alma ve Geçiş

Bulut santral, kurumun telefon santralinin kendi binasında değil, sağlayıcının altyapısında çalıştığı ve dahili başına aylık bedelle kullanıldığı telefon sistemidir. Tarifeyi operatör belirler ve faturanız onunla olur; bu koordinasyon için sizden ayrı bir bedel çıkmaz. Biz kaç dahili ve hangi özelliklerin gerektiğini çıkarıyor, çalıştığımız sağlayıcının kurumsal hesap uzmanlarıyla teklifi getiriyor, numara taşımayı ve devreye almayı yürütüyoruz. Siz yalnız kimin hangi dahiliyi kullanacağını söylüyorsunuz.

Paylaşımlı bir ofiste çalışan bir şirketi düşünün. Telefonlarını kendi sekreteri değil, binanın ortak resepsiyonu karşılar. Resepsiyon telefonu şirketin adıyla açar, çağrıyı doğru masaya aktarır ve kimse yoksa not alır. Şirket bunun için her ay bir ücret öder ve resepsiyonun masası, bilgisayarı, yedek personeli onu ilgilendirmez. Ofisini başka bir kata taşısa bile numarası değişmez. Bulut santral de böyle çalışır:

• Ortak resepsiyon sağlayıcının altyapısındaki santraldir.
• Aylık ücret dahili başına bedeldir.
• Resepsiyona bırakılan talimat dahili planı ve çağrı akışıdır.
• Şirketin kendi numarası taşınabilir numaralarınızdır.

Bu sayfa kurumsal network kurulumu hizmetimizin ses kolunda, bulut santrale karar vermiş kurumlar için yazıldı. Kendi santraliniz mi, bulut santral mi kararını ve iki yolda da ortak olan dahili planını, çağrı akışını ve telefonların ağ tarafını IP santral kurulumu sayfasında anlattık; bu sayfa o kararın ötesini anlatıyor.

Bulut Santral Kurulumunda Ne Yapıyoruz, Ne Yapmıyoruz?

Bulut santralde altyapı sağlayıcıdadır, ama doğru kurulmuş bir telefon sistemi yine birinin işidir. Kapsamımız sizin adınıza teklifi okumak, santrali kurumunuza göre yapılandırmak ve geçişi çağrı kaybetmeden yürütmektir.

Yaptıklarımız:

• İhtiyaç çıkarma. Kaç dahili gerektiğini ve hangi özelliklerin gerçekten kullanılacağını birlikte belirliyoruz.
• Teklif ve tarife. Çalıştığımız sağlayıcının kurumsal hesap uzmanlarıyla teklifi getiriyor, dahili başı bedelin içinde ne olduğunu kalem kalem okuyoruz.
• Yapılandırma. Dahili planını, grupları, sesli yanıt menüsünü ve mesai dışı kurallarını sağlayıcının panelinde kuruyoruz.
• Telefonlar ve mobil dahili. Masadaki IP telefonları sağlıyor, onları ve cep telefonundaki dahili uygulamasını santrale bağlıyoruz.
• Numara taşıma ve devreye alma. Numaraları taşıyor, geçiş gününü çağrılar düşmeden planlıyoruz.
• Teslim dosyası. Yapılandırmanın tamamı yazılı olarak elinize geçer, böylece sağlayıcının panelinden bağımsız bir kaydınız olur.

Bu işin bittiği yer:

• Abonelik operatörle kurulur. Sözleşmenin tarafı sizsiniz; biz operatör iş ortağı olarak süreci yürütürüz, servis sağlayıcı değiliz.
• Santralin altyapısı sağlayıcının sorumluluğundadır. Sunucu, yedek ve güncelleme onun işidir; bizim işimiz o altyapının üzerindeki düzendir.
• Çağrı merkezi raporlaması ayrı bir iştir. Temsilci performansı ve ayrıntılı raporlama gerektiren kurgu ayrı planlanır.

Bulut Santral Kime Uygun?

Bulut santral en çok, santral yönetecek bir ekibi olmayan ve telefon sistemini bir kez kurup unutmak isteyen kurumlara uyar. En sık karşılaştığımız durumlar şunlar:

• BT ekibi olmayan ofisler. Santralin sunucusuna, yedeğine ve güncellemesine bakacak kimse yoksa bu yük sağlayıcıda kalır.
• Uzaktan ya da dağınık çalışan ekipler. Çalışan evde de olsa sahada da olsa cep telefonundaki dahiliyle kurumun numarasından arar.
• Büyüyen ya da sık taşınan kurumlar. Yeni dahili eklemek bir panel işlemidir ve ofis taşındığında santral yerinde kalır.
• Eski santrali ömrünü dolduran küçük ve orta ofisler. Yeni bir santral cihazına yatırım yapmak yerine aylık bedelle geçiş yapılır.

Alt ve üst sınırı da açıkça çizelim. Çok lokasyonlu, dahili sayısı yüksek ve çağrı akışı karmaşık bir kurumda dahili başı aylık bedel zamanla kendi santralinizin maliyetini geçebilir; o tabloyu IP santral sayfamızdaki karşılaştırmada çiziyoruz.

Bulut Santralde Özellik Seçimi: Hangisi Gerçekten Gerekli?

Bulut santralde bedeli dahili sayısı kadar seçilen özellikler de belirler ve en sık yapılan hata, kullanılmayacak özelliklere her ay ödeme yapmaktır. Resepsiyon benzetmesiyle söylersek: sekreterden yalnız telefonu açmasını mı istiyorsunuz, yoksa not tutmasını, randevu vermesini ve konuşmaları kaydetmesini de mi? Her ek talimat ücrete yansır.

Özellik listesini tahminle değil, bugünkü telefon düzeninize bakarak çıkarıyoruz. Üç soru çoğu kararı verir:

• Çağrı kaçıyor mu? Kaçıyorsa kuyruk ya da yönlendirme kuralı işe yarar; kaçmıyorsa sesli yanıt menüsü yalnız arayanı oyalar.
• Kim masadan uzakta çalışıyor? Sahada ya da evde çalışanlar mobil dahiliye ihtiyaç duyar, masadaki ekip duymaz.
• Hangi görüşmenin kaydı gerçekten gerekiyor? Kaydın hukuki bir gerekçesi yoksa açmamak hem bedeli hem yükümlülüğü azaltır.

Çağrı Kaydı: Kaydettiğiniz Her Şey Kişisel Veridir

Çağrı kaydı, görüşmelerin ses olarak saklanmasıdır ve tarifeyi oynatan kalemlerin başında gelir. Kayıt açıldığında kişisel veri işlemeye dönüşür: arayanın görüşme başında bilgilendirilmesi, saklama süresinin belirlenmesi ve erişimin sınırlanması gerekir. Bu yükümlülüklerin ve Kurul kararının ayrıntısını IP santral sayfamızdaki çağrı kaydı bölümünde anlattık; bulut santralde de aynen geçerlidir, çünkü kaydın nerede durduğu yükümlülüğü değiştirmez.

Sesli Yanıt Menüsü ve Kuyruk

Sesli yanıt menüsü, arayanı “satış için bir, destek için iki” diyerek doğru gruba yönlendiren karşılamadır; kuyruk ise herkes meşgulken çağrıyı bekletip sıradaki boş kişiye veren düzendir. İkisi de her kurum için gerekli değildir. Günde birkaç çağrı alan bir ofiste sesli yanıt menüsü arayanı yorar; birden fazla ekibe gelen yoğun çağrıda ise kaçan çağrıyı azaltır.

Mobil Dahili

Mobil dahili, çalışanın cep telefonundaki bir uygulamayla kurumun dahilisi gibi çalışmasıdır: gelen çağrı cebine düşer, aradığında karşı taraf kurumun numarasını görür. Uzaktan çalışan ekiplerde bulut santrali seçtiren özellik çoğu zaman budur, ama her çalışana açmak gerekmez; sahada ya da evde çalışanlarla sınırlı tutmak bedeli düşürür.

Entegrasyon: CRM ve Mesajlaşma

Bazı sağlayıcılar santrali müşteri yönetim sistemine ya da mesajlaşma kanallarına bağlayan entegrasyonlar sunar: arayan müşterinin kaydı ekranda açılır, çağrı müşteri geçmişine yazılır. Bu entegrasyon kullanılacaksa teklif aşamasında hangi sistemle ve hangi derinlikte çalıştığı sorulmalıdır, çünkü “entegrasyon var” cümlesi iki sağlayıcıda çok farklı şeyleri anlatabilir.

Bulut Santralde Dahili Başı Bedelin İçinde Ne Var?

Bulut santral teklifleri çoğunlukla dahili başı aylık bir rakamla gelir ve iki teklif aynı rakamı gösterse de aynı hizmeti anlatmayabilir. Teklif okurken sorduğumuz sorular şunlardır:

1. Hangi özellikler bu bedelin içinde? Çağrı kaydı, sesli yanıt menüsü ve mobil dahili temel pakette mi, yoksa üst pakette mi?
2. Dış aramalar nasıl ücretlendiriliyor? Görüşme dakikaları dahili bedelinin içinde mi, yoksa ayrıca mı faturalanıyor?
3. Numaraların ayrı bir bedeli var mı? Ek numara ve taşınan numara için ücret çıkıyor mu?
4. Taahhüt süresi ne kadar? Sözleşme bitmeden çıkılırsa ne ödenir?
5. Telefon cihazları kimden? Masadaki telefonlar tarifenin parçası mı, yoksa ayrıca mı alınıyor? Ayrıca alınacaksa cihazları biz de sağlıyoruz.

Paylaşımlı ofisteki resepsiyon ücretinde de aynı soru sorulur: aylık bedel yalnız telefonu açmayı mı kapsıyor, yoksa not tutmayı, kargo teslim almayı ve toplantı odasını da mı? Beş sorunun cevabı yazılı hale geldiğinde teklifler gerçekten karşılaştırılabilir olur.

Bulut Santrale Geçiş: Devreye Alma, İnternet ve Çıkış

Özellikler seçildikten ve teklif okunduktan sonra iş, santralin çağrı kaybetmeden devreye girmesine ve yıllar içinde kurumun elinde kalmasına gelir. Bu bölümün üç sorusu, bulut santralin sahada en çok sorun çıkardığı yerlerdir.

Devreye Alma: Önce Santral, Sonra Numara

Bulut santral numaralar taşınmadan önce kurulur. Dahili planı ve çağrı akışı yapılandırılır, telefonlar kaydedilir ve test çağrılarıyla her şey denenir; numara ancak santral hazır olduğunda taşınır. Numara taşımanın süreci ve geçiş gününün planı iş telefon hattı sayfamızda ayrıntısıyla duruyor.

İnternet Kesilince: Santral Değil, Masadaki Telefon Susar

Benzetme burada kopuyor ve kopma noktası bulut santralin en çok yanlış anlaşılan yeridir. Paylaşımlı ofiste resepsiyon aynı binadadır; binaya ulaşan herkes ona da ulaşır. Bulut santralde ise santral sağlayıcıdadır, masadaki telefon ise ofisinizin internet hattına bağlıdır. Hat kesildiğinde santral çağrıyı karşılamaya devam eder, ama çağrıyı masaya ulaştıracak yol kopmuştur.

Bu yüzden kurulumda bir kesinti kuralı yazıyoruz: masadaki telefona ulaşılamayan çağrı mobil dahiliye ya da önceden belirlenmiş bir cep telefonuna düşer. Hattın kendisinin yeterli ve yedekli olup olmadığı ise kurumsal internet hattı tarafının konusudur; sesin ağ içinde önceliklendirilmesi de aynı şekilde iş telefon hattı sayfamızda anlatılıyor.

Sağlayıcıdan Çıkış: Numara Sizindir, Yapılandırma Panelde Kalır

Bulut santralde iki şey birbirinden ayrı düşünülmelidir. Numaralar sizindir ve taşıma başvurusuyla başka bir sağlayıcıya götürülebilir. Yapılandırma ise sağlayıcının panelinde yaşar ve dahili listesi, gruplar, sesli yanıt menüsü ya da mesai dışı kuralları başka bir panele kendiliğinden geçmez.

Paylaşımlı ofisten taşınan şirket numarasını yanında götürür, ama resepsiyona yıllar içinde verdiği talimatlar yazılı değilse onları yeni resepsiyona baştan anlatmak zorunda kalır. Bu yüzden devreye almada yapılandırmanın tamamını teslim dosyasına yazıyoruz. Dosya sizde kaldığı sürece sağlayıcı değişikliği yeniden düşünme değil, yeniden yazma işidir. Her işi yazılı bir kayda bağlı yürütme alışkanlığını BT dokümantasyonu rehberimizde ayrıca anlattık.

Çok lokasyonlu bir kurumda operatör ve hat geçişinin nasıl yürüdüğünü kurumsal MPLS ve ISP geçişi vakamızda anlattık; bulut santral geçişinde de kritik olan şey aynıdır: geçiş gününün ve geri dönüş yolunun önceden yazılmış olması.

Bulut Santral Fiyatını Ne Belirler?

Bedel dahili başına aylık ilerler ve tarifeyi operatör belirler. Teklifi büyüten ya da küçülten kalemler şunlar:

• Dahili sayısı. Bedelin tabanıdır; kaç kişinin dahiliye gerçekten ihtiyaç duyduğu teklif öncesinde netleşmelidir.
• Seçilen özellikler. Çağrı kaydı, sesli yanıt menüsü ve mobil dahili tarifeyi oynatan kalemlerdir.
• Numara sayısı ve taşıma. Ek numaralar ve taşınacak numaraların durumu süreci ve bedeli etkiler.
• Telefon cihazları. Mevcut telefonların kullanılıp kullanılamayacağı keşifte netleşir; yeni telefon gerekiyorsa cihazları biz sağlıyoruz.
• Yenileme mi, sıfırdan kurulum mu? Eski santralden geçişte mevcut dahililerin ve yönlendirmelerin çıkarılıp taşınması ayrı bir iştir.

Teklif karşılaştırırken tek bir soru çoğu şeyi ayırır: dahili başı bedelin içinde hangi özelliklerin olduğu ve taahhüt süresi yazılı mı? Yazılı değilse iki teklif aynı rakamı gösterse de aynı hizmeti anlatmıyor olabilir.

Sonuç: Bulut Santral Sağlayıcıda, Talimat Sizde

Bulut santralde santralin kendisi sağlayıcıdadır, ama telefon düzeninin doğru kurulması yine sizin kararınızdır. Paylaşımlı ofisteki resepsiyon gibi, sağlayıcı telefonu açar; kime aktaracağını ise ona verdiğiniz talimat belirler. Özellikler ihtiyaca göre seçildiğinde, kesinti kuralı yazıldığında ve yapılandırma teslim dosyasında durduğunda bulut santral gerçekten kurup unutabileceğiniz bir sisteme dönüşür.

O noktada sorulacak soru da tek olur: sağlayıcıyı yarın değiştirmek isteseniz, resepsiyona verdiğiniz talimatların hepsi elinizde yazılı mı?

Yazan İlker Pehlivan

BT Danışmanı | Ağ, Sistem ve Güvenlik Yönetimi

İlker Pehlivan, karmaşık BT altyapılarını ölçeklenebilir ve güvenli sistemlere dönüştürür. Buradaki rehberleri kendi laboratuvarında kurup ölçerek yazar.

LinkedIn