Microsoft 365 Kurulumu ve Geçişi: E-posta, Kimlik, Güvenlik

Microsoft 365 (eski adıyla Office 365) kurulumu ve geçişi, kurumun e-postasını, dosyalarını ve kullanıcı kimliklerini Microsoft’un bulut hizmetine taşıyıp orada güvenli biçimde yapılandırmaktır. Tenant (kurumunuza ayrılan bulut alanı) açılması, alan adının bağlanması, eski posta kutularının taşınması, şirket içi Active Directory ile senkronizasyon ve MFA gibi güvenlik ayarları bu işin parçasıdır.

Biz bu işi uçtan uca üstleniyoruz. Posta kutularınızın nerede durduğunu çıkarıyor, tenant’ı ve alan adını kuruyor, e-postayı kesinti yaşatmadan taşıyor ve kimlik ile güvenlik ayarlarını yazılı olarak teslim ediyoruz. Bu sayfa BT sistem yönetimi hizmetimizin bulut e-posta ve kimlik kolu.

Kimlik senkronizasyonunu nasıl kurduğumuzu görmek isterseniz önce Entra ID Connect kurulum rehberimizi okuyabilirsiniz. Sunucu gereksinimlerinden ilk senkronizasyonun doğrulanmasına kadar adımları ve sahada en sık yapılan hataları orada yazdık.

Bir dükkânı kendi binasından bir AVM’ye taşıdığınızı düşünün. Bina, elektrik, ortak alanların güvenliği ve otopark AVM yönetimindedir; siz kira ödersiniz ve bunlarla uğraşmazsınız. Dükkânın içi ise hâlâ sizindir: rafların düzeni, kasanın anahtarı ve personelin hangi kapıdan gireceği size kalır. Microsoft 365’e geçişte iş aynı biçimde bölünür:

• AVM binası Microsoft’un işlettiği altyapıdır.
• Dükkân kurumunuza ayrılan tenant’tır.
• Tabela ve adres alan adınız ve DNS kayıtlarıdır.
• Eski adrese gelen müşteriyi yeni dükkâna yönlendirmek e-posta geçişidir.
• Personel kartı Active Directory senkronizasyonudur.
• Kartlı giriş ve kasa anahtarı MFA ve erişim kurallarıdır.

Microsoft 365 Kurulumunda Ne Yapıyoruz, Ne Yapmıyoruz?

Microsoft 365’te hesap açmak işin kısa kısmıdır. Uzun kısım eski postayı eksiksiz taşımak, kimliği şirket içindeki dizinle eşlemek ve kapıyı kilitlemektir; o yüzden ikisini de kalem kalem yazıyoruz.

Yaptıklarımız:

• Tenant ve alan adı kurulumu. Tenant’ı açıyor, alan adınızı doğruluyor, MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını yazıyor, kullanıcıları oluşturup lisanslarını atıyoruz.
• E-posta geçişi. Eski e-posta sunucunuzdaki ya da hosting firmanızdaki posta kutularını Exchange Online’a taşıyoruz. Eski sistem, geçiş doğrulanana kadar çalışmaya devam eder.
• Active Directory senkronizasyonu. Şirket içinde Active Directory varsa kullanıcıları Entra ID Connect ile buluta senkronize ediyoruz; kullanıcı bilgisayarına ve Microsoft 365’e aynı parolayla girer.
• Güvenlik yapılandırması. MFA’yı açıyor, eski kimlik doğrulama protokollerini kapatıyor, planınız destekliyorsa koşullu erişim kurallarını yazıyoruz.
• Lisans tedariki. Hangi kullanıcıya hangi planın gerektiğini Microsoft lisanslama tarafında hesaplıyoruz. Lisans teklifte ayrı kalem olarak durur.
• Raporlu teslim. DNS kayıtlarını, taşınan kutuların listesini, senkronizasyon ayarlarını, güvenlik kurallarını ve yönetici hesaplarını yazılı olarak devrediyoruz.

Bu işin bittiği yer:

• Alan adı satışı yapmıyoruz. Alan adınız nerede kayıtlıysa DNS kayıtlarını orada yazıyoruz; alan adının sahipliği ve yenilemesi sizde kalır.
• Yedekleme ayrı bir katmandır. Microsoft altyapıyı işletir; silinen ya da bozulan verinin kurum tarafında geri dönüşü veri yedekleme ve felaket kurtarma konusudur.
• Bilgisayarların korunması ayrı bir çözümdür. Microsoft 365 postayı ve kimliği korur; kullanıcı bilgisayarındaki zararlı yazılım kurumsal antivirüs ve EDR tarafına girer.

Microsoft 365’e Geçiş Kime Gerekir?

Sahada gördüğümüz Microsoft 365 projeleri çoğunlukla bir sıkışmayla başlıyor. En sık karşılaştığımız durumlar şunlar:

• Hosting firmasındaki posta kutuları doluyor. Kota her yıl biraz daha büyütülüyor, eski postalar kullanıcı bilgisayarlarına dağılmış arşiv dosyalarında duruyor.
• Şirket içi e-posta sunucusunun desteği bitmiş ya da bitmek üzere. Sunucu çalışıyor, ama güvenlik güncellemesi almayan bir sistem internete açık duruyor.
• Her sistemin parolası ayrı. Bilgisayar, e-posta ve dosya paylaşımı farklı hesaplarla açılıyor; işten ayrılan birinin erişimi tek yerden kapanmıyor.
• Dosyalar kişisel hesaplarda. Ekip içi paylaşım kişisel bulut klasörleri ve e-posta ekleri üzerinden yürüyor.

Alt sınırı da açıkça çizelim. Şirket içinde Active Directory olmayan küçük bir ofiste senkronizasyon adımı hiç gerekmez; iş tenant, alan adı, posta geçişi ve MFA ile tamamlanır. Dizin tarafı karışıksa önce Active Directory kurulum hizmetimizle toparlamak daha doğru bir sıradır.

Microsoft 365 Geçişinde Asıl İş: Taşımadan Önce Adresi Doğru Kurmak

Hesaplar açıldığında kurulumun kolay yarısı bitmiş olur. Geçişi sorunsuz kılan şey posta kutularının kendisi değil, postanın yeni adresi doğru bulması ve kimliğin iki tarafta aynı kalmasıdır.

Tenant ve Alan Adı: Tabelayı Asmadan Dükkân Açılmaz

AVM’de dükkânınızın yerini tabela ve kat planı gösterir; internette bu işi DNS kayıtları yapar. Her birinin ayrı bir görevi vardır:

1. MX kaydı. Size gelen postanın hangi sunucuya teslim edileceğini söyler.
2. SPF kaydı. Alan adınız adına hangi sunucuların posta gönderebileceğini listeler.
3. DKIM kaydı. Giden postaya, yolda değiştirilmediğini kanıtlayan bir imza ekler.
4. DMARC kaydı. SPF ve DKIM denetiminden geçemeyen postaya alıcı sunucunun ne yapacağını bildirir.

Bu kayıtlar eksikse posta yine gider, ama karşı taraftaki sunucu onu istenmeyen posta klasörüne atabilir. Kayıtların arkasındaki protokolü SMTP rehberimizde, adların nasıl çözüldüğünü DNS rehberimizde, son üç kaydın neyi kanıtladığını da SPF, DKIM ve DMARC rehberimizde anlattık.

E-posta Geçişi: Eski Adrese Gelen Müşteriyi Kaybetmemek

Taşınan bir dükkânın eski adresine hâlâ müşteri gelir; kapıya asılan yönlendirme notu o müşteriyi kaybetmemek içindir. E-posta geçişinde de sıra bu mantıkla kurulur: kutular önce kopyalanır, iki taraf senkronize tutulur, gelen postanın yönü en son çevrilir.

Geçiş yöntemini eski sistemin türü belirler. Hosting firmalarındaki kutular çoğunlukla IMAP ile taşınır ve bu yöntemin bilinmesi gereken bir sınırı var: Microsoft’un IMAP geçiş dokümantasyonuna göre yalnız posta klasörleri taşınır, kişiler, takvim ve görevler taşınmaz. IMAP ile POP3 arasındaki farkı ve postanın sunucuda nasıl durduğunu IMAP ve POP3 rehberimizde yazdık.

Active Directory Senkronizasyonu: Personel Kartı İki Kapıyı da Açsın

Personel kartı hem arka kapıyı hem dükkânın kapısını açıyorsa kimse iki kart taşımaz. Senkronizasyon da şirket içindeki kullanıcı hesabını Microsoft 365’e taşır ve kullanıcı her iki yerde aynı kimliği kullanır.

Burada en sık takılınan yer kullanıcı oturum adıdır. Şirket içi dizin .local gibi internette geçmeyen bir uzantıyla kurulmuşsa kullanıcıların oturum adı alan adınızla eşleşmez ve senkronizasyon beklenmedik adlar üretir. Bu ön koşulu UPN soneki rehberimizde ve Entra ID Connect rehberinin ön koşullar bölümünde ayrıntısıyla anlattık.

Güvenlik: Kartlı Giriş Olmadan Kapı Herkese Açıktır

Benzetmenin koptuğu yer burası. AVM’deki bir dükkâna girmek için oraya gitmek gerekir; Microsoft 365’e ise parolayı ele geçiren herkes dünyanın her yerinden bağlanabilir. Bu yüzden MFA bir seçenek değil, kurulumun ilk günü açılan ayardır. Hangi yöntemle açılacağı da ayrı bir karardır. SMS ile donanım anahtarı arasındaki farkı ve şirkette hangi kapıya önce takılacağını 2FA nedir makalesinde anlattık.

Güvenliği üç katmanda kuruyoruz:

• MFA. Parolanın yanına ikinci bir doğrulama adımı ekler; Microsoft’un temel güvenlik varsayılanları bütün tenant’larda kullanılabilir.
• Eski protokollerin kapatılması. MFA desteklemeyen eski kimlik doğrulama yollarını kapatır.
• Koşullu erişim. Hangi kullanıcının hangi konumdan ve hangi cihazdan girebileceğini kurala bağlar. Microsoft’un koşullu erişim dokümantasyonuna göre bu özellik Entra ID P1 lisansı ister ve Business Premium planında gelir.

Microsoft 365 Kurulumu ve Geçişini Nasıl Yapıyoruz?

Sıra, postayı kaybetme riskinin en düşük olduğu yerden başlar.

1. Uzaktan ön görüşme, ücretsiz. Kaç kullanıcınız ve posta kutunuz olduğunu, postanın bugün nerede durduğunu ve şirket içinde Active Directory olup olmadığını konuşuyoruz. Görüşmenin sonunda işin mertebesini söylüyoruz.
2. Envanter. Posta kutularını, boyutlarını, paylaşılan kutuları, yönlendirmeleri ve dağıtım listelerini çıkarıyoruz.
3. Tenant ve alan adı. Tenant’ı açıyor, alan adını doğruluyor ve kullanıcıları oluşturuyoruz.
4. Senkronizasyon. Active Directory varsa oturum adlarını düzeltip senkronizasyonu kuruyoruz.
5. Pilot geçiş. Önce küçük bir grubun kutularını taşıyor, Outlook, telefon ve web erişimini birlikte deniyoruz.
6. Toplu geçiş ve MX değişikliği. Kalan kutuları partiler hâlinde taşıyor, gelen postanın yönünü çeviriyor ve bütün postanın yeni tarafa düştüğünü doğruluyoruz.
7. Güvenlik ayarları. MFA’yı, eski protokol kısıtını ve varsa koşullu erişim kurallarını devreye alıyoruz.
8. Raporlu teslim. Teslim dosyası yazılı olarak elinize geçer.

Teslim dosyasının içinde şunlar var:

• DNS kayıtları. Alan adınıza yazılan her kaydı ve görevini listeler.
• Geçiş listesi. Her posta kutusunun taşınma durumunu ve ayrıca aktarılan kişi ve takvim verisini gösterir.
• Senkronizasyon ayarları. Hangi dizin biriminin senkronize edildiğini ve hangi yöntemin seçildiğini yazar.
• Güvenlik kuralları. MFA durumunu ve koşullu erişim kurallarını kaydeder.
• Yönetici hesapları. Tenant’ta hangi hesabın hangi yetkiyle durduğunu belirtir.
• Bilerek yapmadığımız işlerin listesi. Kurulum sırasında gördüğümüz ama kapsam dışında kalan eksikleri bu listeyle size bırakırız.

Sahada Ne Yaptık?

Bulut kimliğinin düzgün çalışması, şirket içindeki dizinin düzenine bağlıdır. Dağınık bir dizini senkronize etmek dağınıklığı buluta taşır; bu yüzden senkronizasyondan önce dizini toparlıyoruz. Cihazların neredeyse tamamı çalışma grubundayken kimlik altyapısını tek domain çatısı altına aldığımız iş Active Directory modernizasyon vakamızda duruyor.

Senkronizasyon kurulduktan sonra en sık karşılaşılan hataları ve çözümlerini de Entra ID Connect rehberinin hata bölümünde topladık.

Microsoft 365 Kurulumu Fiyatını Ne Belirler?

Bedeli belirleyen iki ayrı kalem var: işçilik bedelini kurumunuzun büyüklüğü, lisans bedelini ise Microsoft’tan alınan teklif belirler. Teklifleri karşılaştırırken bakacağınız kalemler şunlar:

• Kullanıcı ve posta kutusu sayısı. Taşınacak her kutu, geçiş ve doğrulama işçiliğini doğrudan değiştirir.
• Eski sistemin türü. Hosting firmasından IMAP ile yapılan geçiş ile şirket içi bir e-posta sunucusundan yapılan geçiş aynı emeği istemez.
• Taşınacak veri hacmi. Yıllarca birikmiş büyük kutular geçiş süresini uzatır.
• Senkronizasyon ihtiyacı. Şirket içi Active Directory ile eşleme ayrı bir iş kalemidir.
• Güvenlik kapsamı. Koşullu erişim gibi özellikler hem planınıza hem kurulacak kural sayısına bağlıdır.

Teklif toplarken tek bir soru çoğu şeyi ayırır: teklifte kişi, takvim ve paylaşılan kutuların nasıl taşınacağı yazılı mı? Yazılı değilse o teklif yalnız postayı taşıyor, geri kalanını geçişten sonraki haftaya bırakıyor demektir.

Sonuç: Microsoft 365 Geçişi Üç Soruyla Ölçülür

Microsoft 365’e geçişin ne kadar iyi yapıldığı, taşınan kutu sayısından değil üç sorunun cevabından anlaşılır: bütün posta yeni adrese düşüyor mu, kullanıcı tek kimlikle giriyor mu ve parola çalınsa kapı açılıyor mu? Üçünün cevabı da teslimden önce yazılır.

Geçiş bittikten sonra düzeni korumak süreklilik isteyen bir iştir. Yeni kullanıcılar açılır, ayrılanların hesabı ve lisansı kapanır, güvenlik kuralları gözden geçirilir. Bunu teslim dosyasıyla kendi ekibiniz sürdürebilir; bize bırakmak isterseniz kurumsal bakım anlaşmasıyla kurulumu yapan ekip yönetime de devam eder.

Yazan İlker Pehlivan

BT Danışmanı | Ağ, Sistem ve Güvenlik Yönetimi

İlker Pehlivan, karmaşık BT altyapılarını ölçeklenebilir ve güvenli sistemlere dönüştürür. Buradaki rehberleri kendi laboratuvarında kurup ölçerek yazar.

LinkedIn