BT Envanter Yönetimi: Sistem Seçimi ve Kurulum Hizmeti

Bir kurumun kaç cihazı olduğunu bilmemesi, cihazları kaybettiği anlamına gelmez. Genellikle cihazlar yerindedir; bilinmeyen şey kimde olduğu, ne zaman alındığı, garantisinin ne zaman bittiği ve üzerinde hangi lisanslı yazılımın kurulu olduğudur. Bu bilgi tek bir kişinin hafızasında ve bir tabloda durduğu sürece iş yürür gibi görünür. Sonra dört durumdan biri gelir ve tablo çöker.

Bütçe toplantısına “laptoplar eskidi” diye girersiniz ve karşınızdaki “kaç tanesi, ne kadar eski?” diye sorar. Bir denetimde kaç lisans satın aldığınızla kaç kuruluma sahip olduğunuz yan yana istenir. Bir personel ayrılır ve üzerindeki cihazın geri alınıp alınmadığı kimse tarafından bilinmez. Ya da bir cihaz arızalanır ve garantisi olup olmadığını anlamak için e-posta arşivi taranır.

Bu dördü de bir yazılım eksikliği değil, kaydın güncel tutulmadığı bir sürecin sonucudur. Doğru sistem o süreci kolaylaştırır; yanlış sistem ise doldurulmayı bekleyen boş bir ekran daha üretir. Bu sayfada önce kurumunuza hangi yaklaşımın uyduğunu birlikte belirliyoruz, sonra seçilen sistemi kuruyor ve verinin kendiliğinden akmasını sağlıyoruz.

Envanter sistemi seçmek bir terziye gitmeye benzer: aynı ölçü herkese uymaz. Kimine hazır bir takım yeter, kimine mevcut ceketin tadilatı, kimi de ısmarlama diktirmek zorundadır. Hangisinin doğru olduğunu markanın adı değil ölçü söyler, ve ölçü alınmadan kumaş kesilmez.

Kapsam: Ne Yapıyoruz, Ne Yapmıyoruz?

Yaptıklarımız:

• Mevcut durumun çıkarılması. Kaç cihaz var, kaçı kayıtlı, kayıtların kaçı gerçeği yansıtıyor. Bu adım genellikle en çok sürprizi barındıran yerdir.
• Sistem seçimi danışmanlığı. Aşağıdaki dört yaklaşımdan hangisinin kurumunuza uyduğuna birlikte karar veriyoruz. Tek bir ürünün temsilcisi değiliz.
• Kurulum ve yapılandırma. Seçilen sistemin ayağa kaldırılması, Active Directory entegrasyonu, yetki ve profil yapısının kurulması.
• Verinin otomatik akması. Envanterin elle doldurulduğu bir sistem, başladığınız tabloya birkaç ay içinde geri döner. Cihaz bilgisinin kendiliğinden gelmesi bu işin belkemiğidir.
• Mevcut verinin taşınması ve temizlenmesi. Tablodaki kayıtların aktarılması, mükerrer ve sahipsiz kayıtların ayıklanması.
• Devir. Sistemi kendi ekibinizin yürütmesini istiyorsanız yapılandırma dokümantasyonunu ve yedekleme düzenini size bırakıyoruz.

Yapmadıklarımız:

• Kendi envanter yazılımımız yok ve satmıyoruz. Bu bir eksiklik değil, bu sayfanın dayanağı: sizi yönlendirmemiz gereken bir ürünümüz olmadığı için tavsiyenin arkasında satış baskısı yok.
• Tek bir ürünün temsilcisi de değiliz. Aşağıdaki karşılaştırmada bir seçeneği diğerine karşı savunmuyoruz; ölçütleri koyup kararı birlikte veriyoruz.
• Barkod ve fiziksel sayım operasyonu yürütmüyoruz. Sistem kurulduktan sonra ilk fiziksel sayımı kurum kendi personeliyle yapar; biz kayıt yapısını ve akışı kurarız.

Tedarik ayrı bir başlık ve kapalı değil. Seçilen sistem açık kaynaksa lisans bedeli zaten yoktur. Ticari bir ürün seçilirse lisansı doğrudan üreticiden ya da bayisinden alabilirsiniz; iş ortaklıklarımız üzerinden tedariki bizim üstlenmemiz de mümkün ve bu çoğu kurumun tercih ettiği yoldur, çünkü tek muhatapla yürür. Kararı bu değiştirmez: hangi sistemin size uyduğunu yukarıdaki ölçütler söyler, tedarik yolu ondan sonra konuşulan bir ayrıntıdır.

Hangi Envanter Çözümü Kime Uygun?

Bu sayfanın asıl işi burası. Dört yaklaşım var ve dördü de belirli bir kurum için doğru cevap.

1. Kendi sunucunuzda açık kaynak

Sistem sizin sunucunuzda çalışır, lisans bedeli yoktur, veri tamamen sizde kalır ve ihtiyaca göre özelleştirilebilir.

Kime uyar: Linux sunucu işletebilecek biri kurumda varsa, veri yerinin kurum içinde kalması isteniyorsa ve bütçe kısıtlıysa bu seçenek uygundur. 50 ile birkaç bin cihaz arasındaki ölçeklerde rahat çalışır.

Bedeli: lisans ücreti yok ama işletme yükü sizde. Sunucu, yedekleme, sürüm güncellemesi ve arıza anında müdahale kurumun sorumluluğundadır.

Bu daldaki en yaygın seçenek GLPI ve sitede en ayrıntılı işlediğimiz sistem o. Nasıl çalıştığını, hangi modülleri taşıdığını ve kurulumunun neye benzediğini GLPI rehberimizde uçtan uca anlatıyoruz; sadece envanter isteyen ve yardım masasına ihtiyaç duymayan kurumlar için daha sade açık kaynak alternatifleri de var.

2. Bulut tabanlı (SaaS) envanter

Sistem sağlayıcının sunucusunda çalışır, aylık veya yıllık abonelikle kullanılır, kurulum ve bakım yükü sizde değildir.

Kime uyar: sunucu işletecek teknik personeli olmayan, hızlı başlamak isteyen ve cihazları birden fazla şehre ya da uzaktan çalışmaya yayılmış kurumlar.

Bedeli ve sorulacak soru: maliyet öngörülebilir ama süreklidir ve kullanıcı sayısıyla büyür. Asıl sorulması gereken şey verinin hangi ülkede tutulduğudur; envanter kaydı kişisel veri içerdiği için bu bir tercih değil, KVKK tarafında cevabı olması gereken bir sorudur. Sözleşme bittiğinde verinin okunabilir biçimde geri alınabildiği de baştan yazılmalıdır.

3. Kurumsal ITSM paketi

Envanteri, yardım masasını, değişiklik yönetimini ve süreç otomasyonunu tek çatı altında veren büyük platformlar.

Kime uyar: birkaç bin cihazı aşan, süreçleri zaten tanımlı ve bu süreçleri yazılıma taşımak isteyen kurumlar. Sektör mevzuatı belirli bir olgunluk seviyesi arıyorsa da bu seçenek öne çıkar.

Bedeli: lisans maliyeti kullanıcı ya da teknisyen başına ciddi biçimde artar, ve asıl maliyet lisans değildir: bu platformlar süreç olgunluğu ister. Tanımlı süreci olmayan bir kuruma kurulduğunda pahalı bir envanter listesine dönüşür.

4. Henüz sistem değil, disiplin

En az söylenen ama bazen doğru olan cevap budur. Otuz kişilik, tek lokasyonlu ve cihaz devir hızı düşük bir kurumda düzgün tutulan tek bir tablo, kötü kurulmuş bir sistemden iyidir.

Kime uyar: ölçek küçükse, cihazlara dokunan tek kişi varsa ve önümüzdeki bir yılda ikinci lokasyon planı yoksa tablo yeterlidir.

Şartı var: tablonun bir sahibi ve bir güncelleme kuralı olmalı. “İşe giriş ve çıkışta şu satır güncellenir” gibi yazılı tek bir kural, en pahalı yazılımdan daha çok iş görür. Bu kural yoksa sorun sistemsizlik değil, süreçsizliktir ve yazılım almak onu çözmez.

Seçtiren beş ölçüt

Yukarıdaki dördü arasında karar verirken baktığımız şeyler sırayla şunlar:

Bu beşinin cevabı netleşmeden ürün adı konuşmak erken. Uygulamada çoğu kurum ikinci ve üçüncü ölçütte takılıyor, birinci ölçütte değil.

Nasıl Çalışıyoruz?

Sıra sabittir ve ilk adım atlanmaz.

1. Keşif. Mevcut kayıt ne durumda, kaç cihaz var, hangi bilgi nerede tutuluyor. Bu adımın çıktısı bir rapor değil bir tablodur: bilinen, bilinmeyen ve çelişkili kayıtlar ayrı ayrı sayılır.
2. Karar. Yukarıdaki beş ölçüt üzerinden yaklaşım seçilir. Bu adımın sonunda hangi sistemin neden seçildiği yazılı hâle gelir; altı ay sonra “biz bunu neden seçmiştik” sorusunun cevabı kayıtta durur.
3. Kurulum ve entegrasyon. Sistem ayağa kaldırılır, Active Directory’ye bağlanır, yetki ve profil yapısı kurulur.
4. Verinin akması. Cihaz bilgisinin otomatik toplanması sağlanır. Envanterin elle dolduğu bir sistem teslim etmiyoruz.
5. Mevcut verinin taşınması. Tablodaki kayıtlar temizlenip aktarılır.
6. Devir ve eğitim. Sistemi kim yürütecekse onunla birlikte bir tur yapılır, dokümantasyon bırakılır. Envanterin kurumsal hafızanın hangi katmanına oturduğu ve geri kalan katmanların ne olduğu BT dokümantasyonu rehberimizde duruyor.

Sistemi işletmeyi bize bırakırsanız, envanterin güncel kalması ve toplama durduğunda bunun fark edilmesi de sürekli desteğin kapsamına girer. Envanterin bir kez çıkarılıp altyapının bütün durumunun raporlanması ise BT altyapı denetimi hizmetimizin konusudur. Bir aksaklık bildirildiğinde hangi adımların atıldığını ve çağrının hangi önem seviyesine yerleştiğini destek sürecimizde anlattık.

Kanıt: Binin Üzerinde Cihazda Envanter Geçişi

Bu işi anlatmakla yapmak arasındaki farkı iki yerde görebilirsiniz.

Gerçek bir kurulum: binin üzerinde cihazı olan bir kurumda envanterin Excel’den çıkıp sisteme geçişini GLPI envanter sistemi vaka çalışmasında adım adım anlatıyoruz; hangi kararların neden verildiği, neyin ters gittiği dahil.

Teknik derinlik: seçilen sistem açık kaynaksa işin nasıl yürüdüğünü gizlemiyoruz. Kurulumun kendisi, ilk yapılandırma ve profil yapısı, cihaz verisinin otomatik toplanması ve yardım masası tarafı ayrı ayrı yazılı. İsterseniz bu rehberlerle kendiniz kurabilirsiniz; bu sayfa o kapıyı kapatmak için değil, kurmayı bize bırakmak isteyene bir yol açmak için var.

Envanterin göremediği tarafın da bir adı var: BT’nin bilgisi dışında kullanılan uygulamalar ve bulut abonelikleri, yani gölge BT. Envanter listenin ilk yarısını çıkarır, kalan yarısı ağ kayıtlarında ve ödeme kalemlerinde durur.

BT Envanter Sistemi Fiyatını Ne Belirler?

Envanter sisteminin gösterge bedeli sayfanın sonundaki fiyat bloğunda: kurulumun başlangıç bedeli ve neyi kapsadığı orada yazılı. Kesin rakam keşiften sonra çıkar, çünkü aynı ifade otuz kişilik bir ofis için de üç lokasyonlu bir kurum için de kullanılıyor. Teklif karşılaştırırken bakılacak başlıklar ise sabittir:

• Cihaz ve kullanıcı sayısı. İşin tabanı, ama tek başına yeterli değil: cihazların kaç lokasyona dağıldığı kurulum süresini doğrudan değiştirir.
• Seçilen modelin lisans yapısı. Açık kaynakta lisans yok, işletme var. Abonelikte tersi. Üç yıllık toplam maliyeti karşılaştırmadan model seçilmez.
• Mevcut verinin durumu. Temiz bir tablo doğrudan aktarılır; yıllardır elle tutulan bir tablo önce ayıklanır ve bu ayrı bir kalemdir.
• Entegrasyon kapsamı. Yalnız envanter mi, yoksa Active Directory, yardım masası ve satın alma tarafı da bağlanacak mı?
• Kurulum mu, süreklilik mi? Kurulum tek seferliktir. Kayıtların güncel kalması, periyodik denetim ve raporlama sürekli bir anlaşmadır.

Bu son maddede dürüst olalım: envanter sisteminin asıl maliyeti kurulumda değil, güncel tutulmasındadır. Kurulup bırakılan bir sistem iki yıl içinde tabloya döner, üstelik bu sefer kimsenin güvenmediği bir tablo olur.

Yazan İlker Pehlivan

BT Danışmanı | Ağ, Sistem ve Güvenlik Yönetimi

İlker Pehlivan, karmaşık BT altyapılarını ölçeklenebilir ve güvenli sistemlere dönüştürür. Buradaki rehberleri kendi laboratuvarında kurup ölçerek yazar.

LinkedIn