Microsoft Lisanslama: Windows Server, CAL ve Microsoft 365

Microsoft lisanslama hizmeti, kurumdaki Windows Server, kullanıcı erişim lisansı (CAL) ve Microsoft 365 lisanslarının sayılması, gerçek kullanımla karşılaştırılması, eksik ya da fazla olanın çıkarılması ve doğru lisansın tedarik edilip yenilemelerinin takip edilmesidir. Amaç, ne eksik lisansla denetime yakalanmak ne de kullanılmayan lisansa her yıl para ödemektir.

Biz bu işi uçtan uca üstleniyoruz. Sunucularınızı, çekirdeklerinizi, kullanıcılarınızı ve atanmış aboneliklerinizi sayıyor, ihtiyacı yazılı hâle getiriyor, lisansı tedarik ediyor ve yenileme tarihlerini takibe alıyoruz. Bu sayfa BT sistem yönetimi hizmetimizin lisans kolu.

Bu hesapları nasıl yaptığımızı görmek isterseniz önce Windows Server rehberimizin lisanslama bölümünü okuyabilirsiniz. Çekirdek sayısının nasıl hesaplandığını, CAL türleri arasındaki seçimi ve deneme sürümünün tuzaklarını orada örneklerle yazdık.

Bir kafe ya da mağaza müzik çalmaya başladığında eser sahiplerinin meslek birliklerinden izin almak zorundadır. MESAM’ın lisans sayfasına göre bu tür işletmelerde bedel, mekânın metrekaresi, niteliği ve müziğin işin ana unsuru olup olmaması üzerinden belirlenir. İzin alınmadan çalınan müzik de hoparlörden aynı sesle çıkar; eksiklik şarkının ortasında değil, denetim geldiğinde ortaya çıkar. Microsoft lisanslaması da aynı mantıkla işler:

• Mekânın metrekaresi sunucunun çekirdek sayısıdır.
• Mekânın niteliği hangi Windows Server sürümünün ya da Microsoft 365 planının gerektiğidir.
• İzinsiz çalan müzik lisansı eksik olduğu hâlde sorunsuz çalışan sunucudur.
• Denetimden önce yapılan kendi sayımınız lisans analizidir.

Microsoft Lisanslamada Ne Yapıyoruz, Ne Yapmıyoruz?

Lisans satın almak işin kısa kısmıdır. Uzun kısım neyin gerçekten gerektiğini saymak ve alınan lisansı yıllar içinde kullanıma uygun tutmaktır; o yüzden ikisini de kalem kalem yazıyoruz.

Yaptıklarımız:

• Mevcut lisans analizi. Sahip olduğunuz lisansları kullanımınızla karşılaştırıyor, eksik lisansı, boşa ödenen lisansı ve denetim riskini çıkarıyoruz.
• Windows Server ve CAL hesabı. Sunucuların çekirdek sayısına, çalışacak sanal sunucu sayısına ve erişen kullanıcı ya da cihaz sayısına göre sürümü ve adedi hesaplıyoruz.
• Microsoft 365 planı. Her kullanıcı grubunun gerçekten kullandığı özelliklere göre planı seçiyor, herkese aynı pahalı planın atanmasını önlüyoruz.
• Tedarik ve yenileme takibi. Lisansı tedarik ediyor, yenileme tarihlerini takvime alıyor ve ayrılan kullanıcının lisansının yeniden atanmasını takip ediyoruz.
• Raporlu teslim. Lisans envanterini, hesap dayanaklarını ve yenileme takvimini yazılı olarak devrediyoruz.

Bu işin bittiği yer:

• Kurulum ayrı bir iştir. Sunucunun kurulumu sunucu kurulumu, Microsoft 365’e geçiş Microsoft 365 kurulumu ve geçişi kapsamındadır.
• Hukuki temsil yapmıyoruz. Bir lisans denetimine hazırlık için sayımı ve kayıtları hazırlıyoruz; sözleşme yorumu ve hukuki süreç hukukçunun işidir.
• Microsoft dışındaki yazılımlar bu sayfanın konusu değildir. Uç nokta koruması için kurumsal antivirüs ve EDR sayfamıza bakabilirsiniz.

Microsoft Lisanslama Kime Gerekir?

Lisans sorusu çoğunlukla bir satın alma ya da bir değişiklik anında gündeme geliyor. En sık karşılaştığımız durumlar şunlar:

• Yeni sunucu alınıyor. Donanım teklifi hazır, ama çekirdek ve CAL hesabı hiç yapılmamış. Donanımı ve lisansı aynı masada hesapladığımız iş sunucu ve storage satışı sayfasında yazılı.
• Microsoft 365 faturası büyüyor. İşten ayrılan kullanıcıların lisansları hâlâ ödeniyor, herkes aynı plana atanmış.
• Destek dışı bir sürümden geçiliyor. Eski sunucuların lisans hakları ile yeni sürümün gereksinimi eşleşmiyor.
• Deneme sürümüyle kurulmuş sunucular var. Süre dolmak üzere ve bunlardan biri domain controller.

Alt sınırı da açıkça çizelim. Şirket içinde sunucusu olmayan, tamamen bulutta çalışan küçük bir ofiste iş Windows Server tarafına hiç girmez; lisanslama doğru Microsoft 365 planını seçmeye ve atamaya iner.

Microsoft Lisanslamada Asıl İş: Önce Saymak, Sonra Almak

Teklif geldiğinde işin kolay yarısı bitmiş olur. Lisansı doğru yapan şey fiyatı değil, sayımın eksiksiz olmasıdır.

Lisans Analizi: Denetimden Önce Kendi Sayımınız

Denetim geldiğinde sorulacak soruları önceden kendimiz soruyoruz. Sayım beş kalemde yapılır:

1. Fiziksel sunucular ve çekirdekleri. Her sunucunun işlemci ve çekirdek sayısını çıkarıyoruz.
2. Sanal sunucular. Her fiziksel sunucuda çalışan işletim sistemi örneklerini sayıyoruz.
3. Kullanıcılar ve cihazlar. Sunuculara erişen kişileri ve cihazları listeliyoruz.
4. Microsoft 365 atamaları. Atanmış her planı, kullanıcının hâlâ kurumda çalışıp çalışmadığıyla karşılaştırıyoruz.
5. Eldeki lisans kayıtları. Satın alma belgelerini, anahtarları ve sözleşme dönemlerini topluyoruz.

Benzetmenin koptuğu yer burası. Müzik lisansı mekâna bakar, içeride kaç kişinin oturduğunu saymaz; Windows Server ise sunucunun yanında ona erişen her kullanıcıyı ya da cihazı da ayrıca ister. Bütçeden en sık düşen kalem bu kişi başı lisans, yani CAL’dir. Sayımın kendisi de bir envanter işidir ve dayanağı güvenilir bir cihaz listesidir; bunu BT envanter yönetimi sayfamızda anlattık.

Windows Server: Çekirdek ve CAL İki Ayrı Kalem

Windows Server lisansı iki kalemden oluşur: sunucunun çekirdekleri için alınan lisans ve sunucuya erişen kullanıcı ya da cihaz için alınan CAL. Çekirdek lisansının bir alt sınırı olduğu için küçük bir sunucu almak lisans maliyetini düşürmez; hesabın örneklerini rehberin çekirdek bölümünde yazdık.

Sürüm kararını ise sanal sunucu sayısı verir. Standard iki işletim sistemi örneği hakkı taşır, Datacenter sınırsızdır; ikiden fazla sanal sunucu çalışacaksa iki senaryoyu kendi çekirdek sayınızla yan yana hesaplıyoruz. Kullanıcı mı cihaz mı sorusunun cevabı ise çalışma düzeninizdedir: CAL bölümündeki örnekler bunu gösteriyor.

Microsoft 365: Plan Kişiye Göre Seçilir

Microsoft 365’te lisans kullanıcı başınadır ve aynı kurumda herkesin aynı plana ihtiyacı yoktur. Microsoft’un plan tanımına göre Business ailesi en fazla 300 kullanıcı içindir ve farklı planlar aynı hesapta birlikte kullanılabilir.

Plan seçimini üç soru belirler:

• Masaüstü uygulamaları gerekiyor mu? Business Basic planında masaüstü Office uygulamaları yoktur, yalnız web sürümleri vardır.
• Koşullu erişim gerekiyor mu? Konuma ve cihaza bağlı erişim kuralları Business Premium planında gelir.
• Kullanıcı sayısı 300’ü aşıyor mu? Aşıyorsa Enterprise planları hesaba girer.

Tedarik ve Yenileme: Ayrılan Kullanıcının Lisansı Boşa Ödenmesin

Lisans alındığı gün doğrudur, sonra kurum değişir. İşten ayrılan birinin hesabı kapatılsa bile lisansı atanmış hâlde kalabilir ve her dönem ödenmeye devam eder. Kişi ayrıldığında hesabın ve erişimin neden birlikte ele alınması gerektiğini Gölge BT yazımızın bu bölümünde anlattık.

Bu yüzden yenileme tarihlerini takvime alıyor, her yenilemeden önce atanmış lisansları aktif kullanıcılarla karşılaştırıyoruz.

Microsoft Lisanslamayı Nasıl Yapıyoruz?

Sıra, gereğinden fazla ya da eksik lisans alma riskinin en düşük olduğu yerden başlar.

1. Uzaktan ön görüşme, ücretsiz. Kaç sunucunuz ve kullanıcınız olduğunu, hangi Microsoft ürünlerini kullandığınızı ve yaklaşan bir satın alma ya da yenileme olup olmadığını konuşuyoruz. Görüşmenin sonunda işin mertebesini söylüyoruz.
2. Sayım. Sunucuları, çekirdekleri, sanal sunucuları, kullanıcıları ve Microsoft 365 atamalarını çıkarıyoruz.
3. Karşılaştırma. Sahip olduğunuz lisansı gereken lisansla yan yana koyuyor, eksik ve fazla olanı yazıyoruz.
4. Öneri ve teklif. Sürüm, plan ve adet önerisini gerekçesiyle birlikte getiriyoruz; lisans teklifte ayrı kalem olarak durur.
5. Tedarik. Onayladığınız lisansı tedarik ediyoruz.
6. Atama ve kayıt. Lisansları sunuculara ve kullanıcılara atıyor, kayıtlarını envantere işliyoruz.
7. Yenileme takvimi. Her aboneliğin ve sözleşmenin yenileme tarihini takibe alıyoruz.
8. Raporlu teslim. Teslim dosyası yazılı olarak elinize geçer.

Teslim dosyasının içinde şunlar var:

• Lisans envanteri. Her lisansın türünü, adedini ve nereye atandığını gösterir.
• Hesap dayanağı. Çekirdek, sanal sunucu ve CAL hesabının hangi sayıma dayandığını yazar.
• Eksik ve fazla listesi. Analizde bulunan uyumsuzlukları ve nasıl kapatıldığını kaydeder.
• Plan dağılımı. Hangi kullanıcı grubunun hangi Microsoft 365 planını aldığını belirtir.
• Yenileme takvimi. Abonelik ve sözleşme bitiş tarihlerini listeler.
• Bilerek yapmadığımız işlerin listesi. Analiz sırasında gördüğümüz ama kapsam dışında kalan eksikleri bu listeyle size bırakırız.

Sahada Ne Yaptık?

Sahada en sık karşılaştığım lisans hatası CAL’in hiç hesaba katılmamasıdır. Sunucu alınır, çekirdek lisansı doğru sayılır, sistem çalışır; CAL kalemi bütçeye hiç girmemiştir, çünkü sunucu onsuz da çalışmaya devam eder. İkinci sık hata, üzerinde birden fazla sanal sunucu döndüğü hâlde tek bir Standard lisansının yeteceğini varsaymaktır. İki hatayı da Windows Server rehberinin saha bölümünde ayrıntısıyla yazdım.

Sunucu yenilenirken lisansın nasıl taşınacağı da ayrıca konuşulması gereken bir kalemdir. Bir DLP sunucusunu Windows Server 2022 üzerine yeniden kurduğumuz işte, ürünün sunucu lisansını tedarikçiyle görüşerek yeni sunucuya aktardık; adımları DLP kurulum vakamızda anlattım.

Microsoft Lisanslama Fiyatını Ne Belirler?

Bedel tamamen Microsoft’tan gelen lisanslamaya göre çıkıyor; bizim işimiz size en uygun lisans sayısını ve modelini çıkarıp tedarik etmek. Teklifleri karşılaştırırken bakacağınız kalemler şunlar:

• Sunucu ve çekirdek sayısı. Windows Server lisansının adedini doğrudan belirler.
• Sanal sunucu sayısı. Standard ile Datacenter arasındaki seçimi belirler.
• Kullanıcı ve cihaz sayısı. CAL adedini ve türünü belirler.
• Microsoft 365 kullanıcıları ve plan dağılımı. Aynı kullanıcı sayısında farklı plan dağılımı farklı bir fatura çıkarır.

Teklif toplarken tek bir soru çoğu şeyi ayırır: teklifte CAL kalemi ayrı ve adediyle yazılı mı? Yazılı değilse o teklif sunucuyu lisanslıyor, sunucuya erişen kullanıcıları ise bir sonraki denetime bırakıyor demektir.

Sonuç: Lisansı Denetimden Önce Saymak

Microsoft lisanslamasının ne kadar doğru yapıldığı, alınan lisansın fiyatından değil üç sorunun cevabından anlaşılır: her sunucunun çekirdek ve CAL hesabı yazılı mı, her kullanıcı işine uyan planda mı ve ayrılan kullanıcının lisansı geri alınıyor mu? Üçünün cevabı da satın almadan önce yazılır.

Lisans alındıktan sonra düzeni korumak süreklilik isteyen bir iştir. Yeni sunucular ve kullanıcılar eklenir, ayrılanların lisansı yeniden atanır, yenileme tarihleri yaklaştıkça sayım tekrarlanır. Bunu teslim dosyasıyla kendi ekibiniz sürdürebilir; bize bırakmak isterseniz kurumsal bakım anlaşmasıyla sayımı yapan ekip takibe de devam eder.

Yazan İlker Pehlivan

BT Danışmanı | Ağ, Sistem ve Güvenlik Yönetimi

İlker Pehlivan, karmaşık BT altyapılarını ölçeklenebilir ve güvenli sistemlere dönüştürür. Buradaki rehberleri kendi laboratuvarında kurup ölçerek yazar.

LinkedIn