GLPI Nedir? Açık Kaynaklı BT Envanter ve Helpdesk Platformu

Kariyerimin ilk yıllarında her şeyin elle yürütüldüğü, Active Directory’nin olmadığı, envanter takibinin bir Excel dosyasına sığdırılmaya çalışıldığı büyük bir kurumda çalıştım. Bazen işe giriş çıkışlar bildirilmezdi, bazen iş yoğunluğundan Excel güncellenmeyi unutulurdu. Yeni biri işe başladığında ya da bir personel ayrıldığında o kadar çok manuel adım birikiyor, o kadar çok kutucuk işaretlenmesi gerekiyordu ki tablolar er ya da geç patlıyordu. Sonunda hafızamızı tazelemek için lokasyonları arayıp bilgi almaya çalışıyorduk. Büyük bir kuruma yakışmayan bir durumdu bu.

Zamanla GLPI gibi araçları o kuruma kazandırdım. Kurulumlarını bizzat yaptım, süreçleri adım adım oturtturdum. Ve şunu net olarak gördüm: doğru araç yerli yerine oturduğunda iş akışı kişiden bağımsızlaşır, hata payı düşer, herkes ne yapacağını bilir. Bir çalışan kurumdan ayrılsa bile sistem yürür. İşte bu, benim için gerçek anlamda iyi kurulmuş bir BT altyapısının tanımıdır.

Bu rehberi o deneyimden yola çıkarak yazdım. GLPI nedir diye sorulacak olursa: kurumların BT varlıklarını ve destek süreçlerini merkezi olarak yönettiği, tamamen ücretsiz ve açık kaynaklı bir platformdur. Size bir şey satmaya çalışmıyorum; sadece neyi neden kullandığımızı, hangi sorunu çözdüğünü ve kurumunuza ne kazandırabileceğini dürüstçe aktarmaya çalışıyorum.

Aynı Excel kaosunu, binin üzerinde cihazı olan bir kurumda gerçek bir projede nasıl çözdüğümüzü GLPI envanter sistemi vaka çalışmasında anlatıyoruz. GLPI tek seçenek de değil: açık kaynak, SaaS ve kurumsal ITSM yaklaşımlarının hangi kuruma uyduğunu envanter yönetimi sayfamızın karşılaştırma bölümünde ele aldık.

GLPI Ne İşe Yarar?

Bir kurumun BT altyapısını yönetmek; doğru araçlar olmadan, zamanla kimin neyi kullandığını, hangi cihazın nerede olduğunu ve sistemin gerçekte nasıl işlediğini takip edemez hale gelmeyi beraberinde getirir. GLPI tam bu noktada devreye girer.

BT Varlık ve Envanter Yönetimi

Benim için GLPI’nın en değerli tarafı buydu. Hem sistemci, hem networkcü, hem zaman zaman helpdesk yapan ve birden fazla lokasyonla ilgilenen biri olarak her şeyi aynı anda takip etmek zorundaydım.

GLPI sayesinde ağdaki tüm cihazları merkezi bir ekrandan görebilir hale geldim. Standart dışı isimlendirilmiş bilgisayarları tespit edip lokasyondaki ilgili kişiye düzelttirebildim. DHCP üzerinden MAC adresiyle IP sabitleme kayıtlarını düzenli tutabildim.

Ama asıl değeri şurada ortaya çıktı: ben işe girmeden önce kimsenin haberi olmayan kurumun monitörleri, ağa bağlı olmayan gölge yazıcılar, SSD’si olmayan laptoplar, RAM’i yetersiz sistemler… Bunların hepsini GLPI ile tespit ettim ve kurumsal standartlarda kayıt altına aldım. Envanter dediğimiz şey sadece bir liste değil; görünmez olanı görünür kılmaktır.

Envanterin göremediği şeyin de bir adı var: BT’nin bilgisi ve onayı dışında kullanılan uygulamalar, cihazlar ve bulut hizmetleri, yani gölge BT. Buradaki envanter o listenin ilk yarısını çıkarır; kalan yarısı ağ kayıtlarında ve abonelik ödemelerinde durur.

Bunun pratikteki karşılığı şudur: yeni laptoplar için üst yönetimden bütçe talep edecekseniz, o toplantıya “laptoplarımız eskidi, değiştirsek mi?” diye girmek ile elinizde somut veriler olması arasında dağlar kadar fark var. Kaç adet cihaz var, kaçı kullanım ömrünü tamamlamış, hangi kadrolardaki personel bu cihazları kullanıyor gibi sorulara hazır cevabınız varsa ikna kabiliyetiniz bir o kadar artar.

GLPI bu verileri size hazır sunar. “Kurumumuzda 300 adet laptop mevcut, 178’i 5 yılı aşmış durumda, 250 kritik kadrodaki uzman personelin cihazında SSD bulunmuyor” gibi bir çıktıyla gittiğinizde, bütçe talebiniz kişisel bir görüş olmaktan çıkıp kurumsal bir ihtiyaç analizine dönüşür. Yeni cihaz bütçesi onaylanmasa bile SSD ve RAM takviyesi gibi alternatif çözümlere yönelebilmek için de aynı verilerden yararlanabilirsiniz.

Helpdesk ve Ticket Yönetimi

Bir kurumda teknik destek taleplerini telefon, e-posta veya koridorda karşılaşmayla almaya başladığınızda, o taleplerin nerede kaldığını takip etmek giderek zorlaşır. Kim ne istedi, ne zaman çözüldü, hangi cihaza ne yapıldı; bunları hatırlamak değil, kayıt altında tutmak gerekir.

Yaklaşık 5.000 laptopun teknik servis süreçlerini GLPI üzerinden yönettiğimde bunun farkına vardım. Her cihazın açık case’leri, tamir talepleri, teknik servis kayıtları ve lokasyonlardan gelen tamir formlarının PDF versiyonları tek bir platformda toplanıyordu. Bazen haftalarca süren tamir süreçlerinde kullanıcıya verilen geçici laptoplar bile sisteme işleniyordu.

Bu yapı sayesinde bir kullanıcı “laptopum nerede?” diye sorduğunda, ekranda zaten cevap hazırdı. Hangi aşamada olduğu, kimin üzerinde beklediği, tahmini teslim tarihi. Hem kullanıcı hem de teknik ekip için belirsizlik ortadan kalkıyordu.

Raporlama ve Analiz

GLPI’nın envanter verilerini toplaması tek başına yeterli değildir; asıl güç, bu verileri anlamlı raporlara dönüştürebilmesinde yatar.

Hangi lokasyonda kaç cihaz var, bu cihazların kaçı belirli bir yaşın üzerinde, hangi yazılım kaç bilgisayara kurulu, lisans sayınız gerçek kullanımı karşılıyor mu? Bu soruların cevapları GLPI’da birkaç tıklamayla raporlanabilir hale gelir.

Üst yönetime bütçe sunumu hazırlarken, denetim süreçlerinde ya da yıllık BT planlama toplantılarında bu raporlar somut bir zemin oluşturur. Sözlü ifade yerine veriye dayalı bir sunum; hem daha ikna edici hem de kurumsal hafızayı koruyan bir belge niteliği taşır.

LDAP ve Active Directory Entegrasyonu

Kurumunuzda Active Directory kullanıyorsanız GLPI ile entegre etmek, sistemin değerini önemli ölçüde artırır. Entegrasyonun altında çalışan protokolü ve dizin sorgusunun nasıl kurulduğunu LDAP nedir rehberimizde ele alıyoruz.

En pratik faydası şudur: hangi kullanıcının hangi bilgisayarı kullandığını doğrudan görebilirsiniz. Cihaz başında kimin oturduğunu bilmek; hem teknik destek süreçlerini hızlandırır hem de envanter kayıtlarının gerçeği yansıtmasını sağlar.

GPO üzerinden GLPI Agent’ı toplu olarak dağıtabilirsiniz. Yüzlerce Windows cihazına tek tek müdahale etmek yerine, domain üzerinden merkezi bir dağıtımla tüm envanter verisi otomatik olarak sisteme akar.

Bunların yanı sıra AD entegrasyonunun getirdiği başka avantajlar da var. AD’deki tüm kullanıcılar otomatik olarak GLPI’ya aktarılır; yeni biri işe girdiğinde sadece AD’ye eklemek yeterlidir. Kullanıcılar ayrı bir GLPI şifresi hatırlamak zorunda kalmaz, Windows domain bilgileriyle direkt giriş yapabilir. Bir personel kurumdan ayrıldığında AD üzerinden deaktif etmek GLPI erişimini de kapatır; eski çalışanın sistemde aktif kalması gibi güvenlik açıkları kendiliğinden ortadan kalkar. Son olarak AD’deki departman ve organizasyon yapısı GLPI’ya yansır; ticketlar ve cihazlar departman bazında gruplanabilir hale gelir.

Envanterin Ötesi: Adı Az Anılan GLPI Modülleri

GLPI çoğu kurumda envanter ve yardım masası için kurulur, sonra yıllarca sadece o iki modülle kullanılır. Oysa platformun asıl adı varlık yönetimi ve kapsamı bir cihaz listesinden geniştir; sektörde bu kategoriye ITSM (BT hizmet yönetimi) deniyor ve GLPI’nın karşıladığı şey odur.

Aradaki farkı bir cümleyle kurmak gerekirse: envanter “elimizde ne var” sorusunu, varlık yönetimi ise “elimizdekinin sözleşmesi, garantisi, lisansı ve sahibi ne” sorusunu cevaplar. İkinci soruyu Excel’de tutmaya çalışan kurumların hepsi aynı yerde tökezliyor, çünkü o bilgi cihazın kendisinden değil, cihazın etrafındaki kayıtlardan geliyor.

Kurulumdan sonra en çok işe yarayan, ama en az açılan dört modül şunlar:

• Sözleşme yönetimi. Her cihazı bir sözleşmeye bağlayabilirsiniz: garanti, bakım anlaşması, kiralama. Sözleşmenin bitiş tarihi sisteme girildiği anda “üç ay sonra hangi cihazların garantisi bitiyor?” sorusu bir rapora dönüşür. Bu, bütçe toplantısına elle hazırlanan listeyle gitmekle veri çıktısıyla gitmek arasındaki farktır.
• Lisans yönetimi. Hangi yazılımın kaç kuruluma karşılık kaç lisansınız olduğunu takip eder. Envanter zaten kurulu yazılımları topladığı için, satın alınan lisans sayısıyla fiilî kurulum sayısını yan yana görürsünüz. Denetimde sorulan da tam olarak budur ve çoğu kurum o soruya tahminle cevap verir.
• Tedarikçi ve satın alma kaydı. Cihazın kimden, hangi tarihte, hangi faturayla alındığı kayıt altındadır. Arıza çıktığında “bu makine kimden alınmıştı” diye e-posta arşivi taramak yerine kayda bakılır.
• Bilgi bankası. Tekrarlayan çözümler yazılıp ticket’lara bağlanır. Aynı sorun ikinci kez geldiğinde çözüm sıfırdan üretilmez. Küçük ekiplerde bunun değeri gecikmeli anlaşılır: asıl kazanç, bilgiyi tek bir kişinin hafızasından çıkarıp kurumda bırakmasıdır.

Bunların yanında rezervasyon (ortak kullanılan cihaz ve toplantı odalarının çakışmasız paylaşımı) ve proje yönetimi modülleri de gelir; ikisi de bir BT ekibinin ihtiyacını karşılayacak kadar yeterli, ama özel araçların yerini almak için değil.

Bir de terminoloji notu: GLPI’nın envanter tarafı, cihazlar arasındaki ilişkileri de tutabildiği için bir CMDB (yapılandırma yönetimi veritabanı) gibi kullanılabilir. Yani “şu sunucu çökerse hangi servisler etkilenir?” sorusunun cevabı, ilişkiler doğru girildiyse sistemde durur. Uygulamada çoğu kurum bu noktaya kadar gelmez ve envanterde kalır; buna karar veren şey aracın kabiliyeti değil, kaydı güncel tutacak disiplindir.

Modül açmanın maliyeti sıfır değildir ve bunu baştan söylemek gerekir. Her açılan modül doldurulmayı bekleyen boş bir alan üretir; boş kalan alan zamanla sistemin tamamına olan güveni aşındırır. Doğru sıra şudur: önce envanteri otomatik akar hâle getir, sonra yardım masasını oturt, ancak ondan sonra sözleşme ve lisans tarafını aç.

GLPI Neyden Oluşur? Arayüz, Veritabanı ve Agent

GLPI’yı kurmadan önce üç parçadan oluştuğunu bilmek, hem kurulum kararlarını hem sonraki arıza teşhislerini kolaylaştırıyor.

1. Web uygulaması. GLPI bir PHP uygulamasıdır ve bir web sunucusunun arkasında çalışır. Kullanıcının gördüğü her ekran buradan gelir. Pratik sonucu şu: GLPI’ya erişim sorunu yaşadığınızda hata çoğu zaman GLPI’da değil, önündeki web sunucusunda veya PHP yapılandırmasındadır.

2. Veritabanı. Bütün kayıtlar (cihazlar, kullanıcılar, ticket’lar, sözleşmeler) bir MariaDB veritabanında durur. GLPI’nın yedeği, veritabanının yedeğidir. Uygulama dosyalarını yedeklemek tek başına hiçbir şey kurtarmaz; kurumun yıllarca biriktirdiği envanter o veritabanının içindedir ve yedekleme planı buna göre kurulur.

3. GLPI Agent. Cihazlara kurulan küçük bir istemcidir; donanım ve yazılım bilgisini toplayıp sunucuya gönderir. Envanterin elle değil kendiliğinden dolmasının sebebi budur. Agent olmadan da GLPI çalışır, ama o zaman her cihazı elle girmeniz gerekir ve bu, başladığınız Excel sorununa geri dönmenin en hızlı yoludur.

Akış tek cümleyle şöyle işler: agent cihazdan veriyi toplar, web uygulamasına gönderir, uygulama veritabanına yazar, siz arayüzden okursunuz. Bir cihaz envanterde görünmüyorsa sorun bu zincirin bir halkasındadır ve teşhis o sırayla yapılır.

Üç parçanın nasıl kurulduğu ayrı bir yazının konusu: Ubuntu üzerinde Apache, MariaDB ve PHP ile kurulumu adım adım anlatıyoruz, agent’ın GPO ile toplu dağıtımını ise ayrı bir rehberde ele alıyoruz.

Sürüm notu: GLPI aktif geliştirilen bir proje ve arayüz sürümler arasında değişebiliyor. Bu sayfadaki kavramlar sürümden bağımsız; ekran adımları içeren rehberlerimizde hangi sürümle çalışıldığı ayrıca belirtilir.

Kimler Kullanmalı?

GLPI her ölçekteki kuruma kurulabilir; ancak getirisi kurum büyüklüğüyle doğru orantılı artar.

50 çalışanı aştığınız andan itibaren artık tek kişinin hafızasına ya da bir Excel dosyasına sığmayan bir altyapı var demektir. Birden fazla lokasyon, farklı departmanlardan gelen talepler ve yönetilmesi gereken yüzlerce cihaz; bunlar sistematik bir araç olmadan kaçınılmaz olarak kaosa sürüklenir. 250 üzerinde çalışanı olan büyük işletmelerde ise GLPI bir tercih değil, kurumsal işleyişin doğal bir parçası haline gelir.

Ücretli Alternatiflerine Göre Farkı Ne?

GLPI’nın doğrudan rakipleri arasında ServiceNow, Jira Service Management ve ManageEngine sayılabilir. Bu platformlar kurumsal düzeyde güçlü çözümler sunar; ancak beraberinde ciddi lisans maliyetleri getirir.

Fiyat farkı yalnızca bütçe meselesi değildir. Ücretli platformlar genellikle belirli bir kullanım kalıbını dayatır; özelleştirme için ek maliyet veya teknik bilgi gerekebilir. GLPI ise açık kaynaklı yapısı sayesinde kurumun ihtiyacına göre şekillendirilebilir, kaynak koduna müdahale edilebilir.

Bununla birlikte dürüst olmak gerekir: ServiceNow gibi platformların kurumsal destek, entegrasyon ekosistemi ve kullanım kolaylığı açısından avantajları vardır. GLPI bu platformların yerine geçtiğini iddia etmez; ancak bütçesi kısıtlı ya da açık kaynak ekosistemini tercih eden kurumlar için güçlü ve olgun bir alternatiftir.

GLPI Kurulum ve Kullanım Rehberleri

GLPI’yı kurmaya ve kurumunuza entegre etmeye hazırsanız aşağıdaki adım adım rehberlerle başlayabilirsiniz:

• Adım Adım GLPI Kurulumu: Ubuntu Server, Apache ve MariaDB
• GLPI Yönetimi: İlk Ayarlar, Profil Oluşturma ve Kurumsal Özelleştirme
• GLPI Agent ile Binlerce Cihazı Tek Tıkla Envantere Almak
• GLPI Helpdesk: Ticket Sistemi ve SLA Yönetimi

Yazan İlker Pehlivan

BT Danışmanı | Ağ, Sistem ve Güvenlik Yönetimi

İlker Pehlivan, karmaşık BT altyapılarını ölçeklenebilir ve güvenli sistemlere dönüştürür. Buradaki rehberleri kendi laboratuvarında kurup ölçerek yazar.

LinkedIn